通江悦读丨2018年我是如何提高工作效率的?

提示:本文长度为800字,建议阅读3分钟

来源丨FT中文网


你打算在2019年实现更多目标吗?以下是一些经过实践检验的想法,可以帮你开始行动。抑或你有自己的独门高效技巧要推荐,请在下面的评论中告诉我们。

安德鲁•希尔(Andrew Hill),英国《金融时报》管理编辑

2018年我拿出了一部分时间休假,用大半假期在家完成了一本书。我不太喜欢写作时戴耳机——如果你听不到周围发生的事情,你怎会获知任何有用的东西?——而且音乐会分散我的注意力。不过我发现偶尔听些白噪音有助于我集中精力进行长时间创作。现在我已经将这一习惯带进办公室,偶尔在截稿期限前听听。

工作场所的白噪声并不新鲜。就我所知,英国《金融时报》首次发表有关白噪音抵消办公室干扰的报道是在1985年。早在这之前,耳鸣患者就在用海浪和其他舒缓音效的录音来缓解症状。

今天的不同之处在于网上提供了各种选择。令人困惑的是,一些用户鼓吹白噪音能治疗失眠,而另一些人则称赞白噪音能帮助集中注意力——两者似乎是矛盾的。YouTube提供了广泛的,而且必须得说,有时甚至很奇葩的白噪音合集。我试过“银河星际巡航舰”、“私人飞机”,甚至“洗衣机甩干程序”,但“山间流水声”是最合适的声音,能最有效地让我进入工作状态。

皮利塔•克拉克(Pilita Clark),英国《金融时报》专栏作家

今年一个寒冷的冬日下午,我在伦敦听了一场关于职场生活的演讲,在那碰巧发现了让效率大幅提升的方法。在这次谈话中,一位教授让人们去思考一个令人不安的熟悉场景。

他说,请设想如下场景:周一早上你刚到工位,准备立即处理一项有点复杂的工作。你关了手机,关了Twitter,忽略所有电子邮件,开始打字。第一句话不错,第二句话更好。你正要开始敲第三句时,一片阴影飘落在你桌子上。“嗨!”一位同事笑容满面地打招呼,“周末过得愉快吧?”

就在这一瞬间,让自己沉下心来专心思考、以完成如此多日常工作的希望全部破灭了。

我一辈子都在嘈杂的新闻编辑室工作,我曾以为我不会受干扰——很多干扰是我自己造成的。但听了这位教授的话,我决定看看如果我在一个安静的地方工作,不被打断,会怎么样。

事实证明这还挺难的。我所在的办公室是典型的开放式设计,几乎找不到这样的地点。在家办公绝无可能:我的公寓很小,还住着一个吵闹的澳大利亚人——我的另一半。

然后我有了个主意。办公室附近刚开了一家宽敞通风的咖啡馆,我发现即便只点了一杯拿铁,你也可以在那坐好几个小时。 Wi-Fi信号不错,插座很多,人从来不会太多,也从来不会太吵。

一天下午我带着笔记本电脑去了那家咖啡馆,在一小时里干的活比之前在办公室三个小时干的还要多。从那以后我就迷上这儿了。大概每隔一个星期左右,每当我需要全神贯注、不被打扰才能完成工作时,我就会去那儿。我倒是想告诉你们这家咖啡馆在哪儿,但我担心如果我跟你们说了,我在那可能再也找不到一个空座位了。

罗宾•夏尔马(Robin Sharma),领导力顾问,著有《5点钟俱乐部》(The 5AM Club)

这一年,禁食非常有帮助。我今年有本书要截稿,所以时间很紧张。禁食期间,我要到下午3、4点才吃东西。我发现这让我的精力最大化,而且省略早餐和午餐既节省了时间,又省了饮食开支。禁食让你在心理上进入备战状态。

我还尝试优化我的就寝步骤,例如在睡觉前泡一个泻盐(Epsom salt)浴,不上社交媒体——睡前一小时都不应该看任何屏幕。

我非常相信生物调理法(bio hacking),我会研究各种有助于长寿和提高认知能力的膳食补充剂以及身心调理技巧。健身很重要,所以来年我想在健身方面再上一个台阶。

我还想继续做一个友善的人。随着我们许多人都成了沉迷屏幕、缺乏睡眠的行尸走肉,我会尽量对更多人友善。

斯科特•加利茨(Scott Galit),Payoneer首席执行官

经营一家全球性企业,让我总觉得自己工作进度落后了、效率低下。2018年,为了让自己的工作更有成效、效率更高,并且保持(或许应该说恢复)工作与生活的平衡,我做了如下几件事。

我决定每周安排一个晚上作为亚洲电话之夜,我会尽量多安排一些亚洲的电话在这个晚上处理。这并不意味着我在其余早晚没有电话,但这样安排会让我的同事和家人更更容易预测我的日程。

我还恢复了每天早上去健身房的习惯,哪怕是在外出差时。我发现这是理清思路、在一日之始提升精力、在频繁出差和加班的同时保持健康的最佳方式。

杰米•萨斯坎德(Jamie Susskind),大律师(barrister),著有《未来政治》(Future Politics)

当我开始写这本书时,我试图将律师生涯的一些压力施加于写作中,不然我打心底担心自己永远写不完。

我藏到了美国一所大学,我在这儿有一个研究员职位,但并不承担教学任务。在我动身之前,我告诉所有人——包括出版商、代理商、朋友、同事并在Twitter广而告之——我会在一年内完成这本书。我这样做是为了给未来的自己增加压力,并不是因为我真的相信自己会完成。(实际上,如果我拖稿了,除了我长期受折磨的编辑之外,根本不会有人注意到。)

我最大的朋友是自己制造的时差:我改变了生活节奏,所以每天早早就自动就醒了。每天早上我都会煮一壶英式茶,然后开始工作。我为自己设定了每天1000字的目标,即使这意味着我对第一稿的质量不满意。(第一稿往往惨不忍睹。)

只有在完成每一章后,我才会开始删减、修改和润色,这是我在写书过程中最喜欢的部分。

我终于在一年内完成了,虽然是靠贿赂我妹妹(此处亦有可能是姐姐——译者注)在最后一周帮我做脚注。

塔拉•斯沃特(Tara Swart),麻省理工学院(MIT)斯隆管理学院(Sloan School of Management)神经学家、高级讲师

多年来,我养成了每天做12分钟正念练习的习惯,这个练习基于心理学家亚米希•杰哈(Amishi Jha)对美国海军进行的复原力训练研究。

2018年,我把自己一年的目标和愿望做成了一个愿景板——一张手工制作的拼贴画,上面贴满了各种对你来说象征成功的隐喻性图像。我将这块板子用到自己的管理咨询工作中,发现它非常有效。它能进入大脑的选择性过滤和价值标记系统,帮助我们注意并抓住我们原本可能会错过的机会。

2019年我计划用来提高效率的方法是恢复写日记,从而清楚地意识到自己的行为模式,并磨炼自己的直觉。写下问题,一年反复看好几次,可以让我们看清是什么阻碍了我们,从而专注于我们的目标。

尼罗•西瓦纳森(Niro Sivanathan),伦敦商学院(London Business School)组织行为学副教授

作为一个看重数据的学者和科学家,对我来说真正重要的一件事是努力不要同时做多件事。

虽然人们在同时处理多件事时会感到更多产、更高效,但大量科学研究表明,我们的大脑真的不太擅长、甚至无法同时处理多件事。当你在不同任务间切换时,会付出脑力“切换成本”,你的脑力会分散,或只将部分脑力分配给各项任务。

我曾经是那种同时打开25个浏览器窗口的人,我觉得这很正常。现在我努力只看一个标签页。

当我写作时,我会尝试关闭电子邮件和其他信息接收渠道,这样就是我控制信息,而不是信息控制我。

我不能说我总能做到,毕竟积习难改,但尝试改变肯定起了些作用。专注于那一个文字文档,不被任何其他事情打扰,令我获益匪浅。

斯图尔特•坦普尔顿(Stuart Templeton),Slack英国负责人

我一直都在锻炼,但有时候我会停练。所以我买了辆健身车放家里。这带来了巨大改变,因为这意味着无论外面刮风还是下雨都不再成问题。

于是一周三次,我在早上6点虔诚地骑上我的健身车,一直骑到7点,真的是“踩动”了新的一天。

另一件事是晚上9点后无论公事还是私事我都不再看手机。这也是Slack——一种办公通讯工具——所建立的文化:上班努力工作,下班回家后就完全抛开工作。

明年我的目标是确保每隔一周的周五不安排任何电话和会议。我可以在这天上午处理比较难的工作,在下午做一些不费脑的事,比如检查电子邮件和Slack消息。

我还会尝试将更多工作分派出去,这块我仍需改进。

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